Cartaceo e digitale: come far fronte al processo di digitalizzazione

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processo di digitalizzazione

Al giorno d’oggi, nonostante la produzione cartacea di cui si serve in media un’azienda italiana è ancora considerevole, soprattutto quando essa riguarda pratiche burocratiche, di amministrazione o contabilità, il processo di digitalizzazione è ormai una realtà affermata che interessa tutti i settori, nessuno escluso. E la gestione della documentazione aziendale è solo la base di tale digitalizzazione, che è ormai imprescindibile e richiede un investimento da parte delle aziende e delle pubbliche amministrazioni in termini di acquisizione di nuovi tool aziendali e di training del personale. Bisogna quindi spesso familiarizzare con i nuovi sistemi di digitalizzazione, come i sistemi di riconoscimento ottico, di acquisizione e di archiviazione elettronica dei documenti, che, una volta stati compresi, accorrono in aiuto nel semplificare e snellire le pratiche aziendali e la gestione di svariate realtà lavorative.

Gli strumenti a disposizione

Alcuni sistemi di digitalizzazione, come i sistemi di lettura ottica, possono venire in aiuto sia a quelle piccole-medie imprese che vogliono cominciare un processo di digitalizzazione interno che faccia risparmiare soldi e tempo, sia a liberi professionisti di ogni genere che necessitano di una protocollazione documentale digitalizzata e più facilmente gestibile e archiviabile. Ci sono aziende che si occupano propriodi questo, come Datasis.it, che offre software di lettura ottica, acquisizione documentale e protocollazione digitale. Tali software permettono di trasformare caratteri stampati o scritti a mano in lettere, numeri e simboli che il computer riconosce e traduce in caratteri digitali, che possono a questo punto essere comodamente archiviati nei database di chi ha utilizzato il servizio.

Esempi pratici

Esempi pratici di come questi sistemi vadano a supportare un’attività professionale includono la lettura di grandi quantità di documenti scritti, anche in formati diversi, e la conseguente classificazione e archiviazione basata su un indice comune, che potrebbe essere un codice a barre, una targa di una vettura, un numero progressivo, codici, matricole e così via, a seconda del settore di utilizzo. Esistono inoltre soluzioni mobile per coloro che lavorano sul campo e necessitano di un’acquisizione documentale rapida, in loco e automatizzata. Tra i risvolti pratici di queste tecnologie rientra la tanto temuta fatturazione elettronica, entrata in vigore dalla legge di bilancio 2018 e matrice di svariati processi di digitalizzazione amministrativa.

Benefici e difficoltà da superare

I vantaggi che le soluzioni descritte offrono sono facilmente intuibili: oltre a permettere lo snellimento del lavoro e l’eliminazione di attività superflue, esse diminuiscono anche il margine di errore e i rallentamenti che le stesse pratiche, spesso ripetitive e meccaniche, causerebbero se condotte da mano umana. La sfida che ciò comporta, spesso, non è né l’investimento da fare, né la scelta degli strumenti di automatizzazione, quanto invece lo sviluppo delle competenze digitali, spesso basilari, che tale processo richiede da parte dei lavoratori destinati a interfacciarsi con strumenti a volte poco intuitivi.
Bisogna quindi prima di tutto investire sull’aggiornamento delle competenze, sul training all’interno dell’organizzazione e sul proprio capitale umano, così da rendere la digitalizzazione possibile e vantaggiosa. Dal 2017 sono state introdotte misure ministeriali che incentivano la formazione dei dipendenti per piccole, medie e grandi imprese, tramite un credito di imposta sulla cosiddetta ‘formazione 4.0’. Esistono inoltre numerose forme di consulenza di cui un’impresa può usufruire per essere sicura che il processo di digitalizzazione scorra nel modo più fluido possibile, consulenza che a volte è offerta dalle stesse aziende che forniscono i software necessari a tal processo. Subentra poi la logica del ‘learning by doing’, vale a dire che è solo questione di tempo perché il personale si abitui a strumentazioni nuove e impari nuovi metodi utilizzandoli quotidianamente sul luogo di lavoro.

Dalla più basilare delle tecnologie a quella più complessa, tutto rientra in un processo di dematerializzazione non solo necessario, ma, a volte, obbligatorio. Servizi di consulenza, aziende specializzate e agevolazione fiscali possono supportare le aziende e rendere la trasformazione il più sostenibile e agevole possibile.

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