Stanze piene di scartoffie? Da oggi non più, scopri come digitalizzare i documenti

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digitalizzare i documenti

Negli ultimi anni prende sempre più piede un problema molto sentito dalla gran parte della popolazione, sia in ambito personale che professionale: quello dell’immagazzinamento dei dati.

Viviamo in un’epoca che nostro malgrado produce dati e documenti a ciclo praticamente continuo. Pensiamo a qualsiasi attività commerciale: ogni aspetto o operazione logistica comporta fogli e documenti legati a contratti, preventivi, appunti, foto, immagini, email, comunicazioni, fatture etc.

Tutto questo si traduce in una mole infinita di materiale che, per legge, va gestito e custodito con cura, pena multe anche molto salate.

Per ovviare a tutto questo molte aziende mettono a disposizione interi ambienti volti allo stoccaggio dei documenti, costrette quindi a occupare spazi che potrebbero essere impiegati in modo decisamente più proficuo.

Inoltre, l’immagazzinamento fisico dei documenti deve essere gestito in moto da evitare problemi come l’usura del tempo, il deterioramento, lo sbiadimento degli inchiostri o l’ingiallimento della carta.

Un documento che negli anni diventa incomprensibile è ritenuto al pari di quello smarrito, e se si tratta di materiali sensibili si può incappare comunque in una multa.

Ecco perché è importante iniziare a pensare di fare un’operazione di digitalizzazione di tutti i documenti in proprio possesso, creando un vero e proprio database virtuale consultabile in qualsiasi momento e per qualsiasi necessità.

Oggi è possibile digitalizzare i documenti in modo semplice e veloce, vediamo come.

Organizzazione e pulizia

Non sempre i documenti che abbiamo nelle nostre case o in ufficio sono ben custoditi e di certo non in modo ordinato. Nella maggior parte dei casi essi vengono riposti alla bell’e meglio in attesa di una riorganizzazione che non arriva mai.

Questo non solo facilità il deterioramento dei documenti, ma anche l’eventualità di smarrimento, soprattutto quando i materiali iniziano ad aumentare nel corso del tempo (ipotesi molto frequente per esempio nelle aziende che dopo un periodo iniziale “decollano”, e con l’aumentare dei volumi di vendita vedono aumentare anche i volumi di materiale cartaceo da immagazzinare).

Un’azienda di professionisti della digitalizzazione provvederà quindi anzitutto a mettere in ordine i documenti, organizzandoli secondo i criteri indicati dal cliente e “pulendoli” di ogni supporto ulteriore come punte metalliche, graffette, spille e quant’altro.

A quel punto il documento sarà pronto per essere digitalizzato, ossia passato attraverso uno strumento di ultima generazione che realizzerà una copia virtuale perfettamente identica a quella cartacea.

Preservare la qualità

La qualità della digitalizzazione è molto importante soprattutto in termini di fruibilità del contenuto, quando esso consiste in una foto o un’immagine. Pensiamo ai miliardi di vecchie foto di famiglia che già in questi anni stanno inevitabilmente cedendo allo scorrere del tempo e quindi al deterioramento.

Oltre all’importanza di preservare quei ricordi è fondamentale farlo in modo corretto, con macchinari all’avanguardia che rendano al massimo la qualità dell’immagine, con il vantaggio che non sarà mai rovinata dagli agenti atmosferici.

Allo stesso modo, una digitalizzazione mirata dei documenti consente di sfruttare l’occasione di ripensare l’ordine di immagazzinamento, e indicare al professionista che se ne occupa la corretta disposizione da utilizzare.

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